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Mit ECM besser Dokumente managen

Mit ECM besser Dokumente managen

Verfasst von Andreas mettler am 16.02.2011 in Computer und EDV

Dokumente richtig zu managen, das wünscht sich wohl sowohl so mancher Chef wie auch so mancher Mitarbeiter. Jeder profitiert schließlich davon, wenn man in einer ordentlichen, digitalen Arbeitsumgebung tätig ist und effektiv mit den Dokumenten in der Firma hantieren kann. Um derart effektiv zu arbeiten, braucht es allerdings auch eine wirklich gute und solide Ordnung der Dokumente, die sich konsequent auf das gesamte Netzwerk erstreckt und für alle Mitarbeiter leicht zu erschließen ist. Genua hier hapert es in vielen Firmen, die bei den Dokumenten keine konsequenten Maßnahmen ergreifen und zu wenig Wert auf ein konsequentes digitales Dokumentenmanagement im Umgang mit den durchaus sensiblen Firmeninformationen und schnell gebrauchten Dateien legen.

Dabei rächt es sich schnell in Form von überwältigender, bremsender Unordnung, wenn man beim Umgang mit digitalen Dokumenten nachlässiger ist als man es bei der Ablage von Papieren in Ordner wäre. Ein so genanntes Entrerprise Content Management (ECM) kann der Durchbruch zu besserer Ordnung und effektiverer Verwaltung sein. Solch eine professionell entwickelte Software ist genau darauf ausgelegt, für Ordnung in Firmen zu sorgen, die das Dokumentenmanagement bisher zu sehr haben schleißen lassen. Durch einen solchen Impuls von außen steigt die Motivation, sich ein System anzueignen und es dann auch konsequent im gesamten Büro anzuwenden. Auch wenn es erst mal ein Mehraufwand ist, sich in das System einzuarbeiten, entlastet es die Mitarbeiter auf lange Zeit gesehen enorm: Bis zu 50 Prozent effektiver können sie danach dauerhaft arbeiten, weil ihnen weniger Zeit im Kampf mit der Dokumentsuche und -ablage verloren geht und sie Kunden gegenüber sicherer auftreten können.

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